KRISNA NUGRAHA: PILIH KONSULTAN IMPLEMENTASI ERP BERPENGALAMAN DI INDUSTRI SEJENIS USER

Krisna Nugroho, Chief Technology Officer, Asyst Indonesia. Foto: Siti Aisah Pujianti

Keandalan konsultan dalam proyek implementasi Enterprise Resource Planning harus diperhitungkan. Kalau tidak, bisa saja apa yang menimpa Fox Meyer distributor terbesar ke-4 produk farmasi di AS terjadi pada perusahaan Anda. Ketidakmampuan konsultan dalam mendukung proyek implementasi bernama Delta III itu menjadi salah satu penyebab kegagalam proyek yang berujung pada kebangkrutan Fox Meyer.

Bagaimana sebenarnya peran konsultan dalam proyek implementasi ERP yang umumnya menelan dana besar dan melibatkan semua pihak dalam perusahaan? Berikut petikan wawancara kami dengan Krisna Nugraha, Chief Technology Officer PT Aero Systems (Asyst) Indonesia. Sebelum menjabat posisi sebagai CTO, pria asal Bandung ini pernah menjadi konsultan vendor maupun independen selama 13 tahun.

Perlukah bantuan pihak ketiga/konsultan dalam melakukan implementasi ERP? Mengapa?

Krisna: Implementasi ERP pada umumnya dipicu oleh adanya kebutuhan optimalisasi proses bisnis, bukan hanya melakukan otomasi. Agar dapat dilakukan optimasi atau perbaikan terhadap proses bisnis, diperlukan masukan dari pihak independen yang memiliki sudut pandang berbeda (baik dari sisi pengalaman maupun pengetahuan industri).

Fungsi pihak ketiga/konsultan ini pada umumnya ada dua, yaitu (1) sebagai pihak yang memberikan masukan/rekomendasi terhadap proses bisnis yang perlu disempurnakan atau diimplementasikan dan (2) sebagai pihak yang mampu menerapkan proses bisnis tersebut pada sistem/paket aplikasi ERP yang dipilih.

Apa saja yang dapat dibantu oleh konsultan ERP pada umumnya?

Krisna: Konsultan ERP seyogianya tidak hanya mengerjakan pekerjaan teknis implementasi paket aplikasi, tapi yang lebih penting adalah memberikan masukan untuk perbaikan proses bisnis. Hal-hal yang biasanya dilakukan oleh konsultan ERP adalah:

1. Melakukan evaluasi/assessment terhadap kematangan (maturity) proses bisnis saat ini dibandingkan dengan industri sejenis

2. Melakukan analisis terhadap kondisi proses bisnis dan organisasi saat untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu mendapat perhatian (diperbaiki, dihilangkan, diubah, atau ditambah)

3. Melakukan analisis terhadap perubahan yang perlu dilakukan (khususnya terkait dengan perubahan organisasi, cara kerja, jenis/ragam laporan, workflow, approval, control process dsb.)

4. Mengawal program “Change Management”

5. Menetapkan strategi implementasi teknis sistem ERP, termasuk didalamnya strategi pengembangan, uji coba, migrasi data, pelatihan, dan data cleansing.

Bagaimana memilih konsultan yang tepat untuk membantu implementasi ERP?

Krisna: Utamakan memilih konsultan yang memiliki pengalaman implementasi di industri sejenis, karena yang diperlukan adalah pengetahuan proses bisnis. Diharapkan konsultan tersebut dapat membawa pengalamannya dalam pelaksanaan implementasi sehingga mengurangi risiko kegagalan proyek.

Bagaimana memastikan bahwa deadline tidak akan terlewat, anggaran tidak berlebih, dan manfaat ERP dapat diraih, dalam kaitannya dengan konsultan?

Krisna: Tidak mudah memasikan deadline tidak akan terlewat, anggaran tidak belebih karena pada umumnya pihak konsultan tidak ingin project nya tertunda (terkait dengan penundaan pembayaran dan resources yang tertahan). Pada umumnya, untuk implementasi ERP skala menengah-besar, sangat disarankan adanya konsultan Manajemen Proyek dan konsultan Manajemen Perubahan, yang khusus mengawal penerapan ERP. Sehingga ada pihak independen yang bertindak sebagai pengawas antara user dan konsultan implementor.

Menurut pengamatan Anda, hal-hal apa yang harus diwaspadai perusahaan dalam proyek implementasi ERP?

Krisna: Masalah klasik implementasi ERP adalah memaksakan kebiasaan pelaksanaan proses yang sebetulnya bukan merupakan best practices. Implementasi ERP secara signifikan dapat meningkatkan kontrol terhadap bisnis proses dan juga biaya, sehingga perlu dipastikan adanya mekanisme check and balance yang mencukupi dimana kontrol yang diterapkan tidak berlebihan yang mengakibatkan proses menjadi lambat, tetapi juga tidak terlalu longgar yang mengakibatkan peran otomasi ERP tidak dirasakan secara langsung. Semua project ERP yang sukses diawali oleh kebutuhan manajemen yang realistis, maknanya, implementasi ERP hendaknya tidak diawali dengan kajian teknis, tapi harus diawali dengan kajian bisnis dan biaya, untuk kemudian disusun rencana kerja/target yang realistis.

Menurut Anda, apa saja critical success factor dalam implementasi ERP?

Krisna: Peran top level management sangat besar, dalam hal ini dapat diimplementasikan dalam bentuk Project Steering Committee yang mengawal pelaksanaan proyek secara kontinu, misalnya minimal setiap 2 minggu dilakukan paparan kepada Project Steering Committee untuk menyampaikan project risk dan juga progress secara umum.