SONNY A. LIAUW: MEMBUAT SISTEM YANG “TIDAK BISA MATI”

Sonny A, Liauw, IT Director PT Modern Putra Indonesia (7-Eleven Indonesia). [Foto: Teddy Yunantha]

Bagi pengusaha retail seperti 7-Eleven yang seluruh gerainya buka 24 jam, roda bisnis tidak boleh berhenti. Otomatis, tuntutan terhadap TI kian tinggi untuk menciptakan sistem yang “tidak bisa mati”.

Kalangan anak muda Jakarta memiliki kegemaran baru dalam beberapa tahun terakhir ini, “nongkrong di Sevel”. Istilah Sevel mengacu pada 7-Eleven, jaringan convenience store yang memiliki lebih dari 130 cabang di seluruh penjuru ibukota.

7-Eleven dikenal sebagai tempat tongkrongan baru karena mereka tidak hanya menjual kebutuhan sehari-hari, tapi juga fresh food, serta menyediakan sitting area. Selain itu, seluruh gerai 7-Eleven selalu buka 24 jam setiap hari.

Karena selalu buka 24 jam, 7-Eleven tampil berbeda dibandingkan dengan kompetitor. Tapi, di sisi lain, sifat buka 24 jam ini memberikan tantangan tersendiri dari sisi teknologi informasi (TI). Pasalnya, harus tersedia infrastruktur dan sistem informasi yang “tidak bisa mati”. Bagaimana PT Modern Putra Indonesia, perusahaan di balik jaringan toko 7-Eleven Indonesia, memenuhi kebutuhan itu?

“Pertama, dari hardware, harus yang andal. Karena itu, kami memakai mesin POS (Point of Sale) yang khusus untuk convenience store, bisa hidup 24/7 selama bertahun-tahun,” ujar Sonny A. Liauw (IT Director, PT Modern Putra Indonesia). Toko retail lain yang tidak buka 24 jam biasanya menggunakan PC dan cash register untuk menangani transaksi. Ketika toko tutup di malam hari, sistem pun bisa dimatikan.

“Kedua, stabilitas software. Kalau macet atau hang, nggak bisa melayani customer. Koneksi mesin EDC (Electronic Data Capture–untuk menggesek kartu kredit/debit.red) mati saja, konsumen bisa marah. Apalagi kalau POS yang mati,” lanjut Sonny. Itulah sebabnya 7-Eleven memiliki lab khusus untuk menguji kesiapan suatu software sebelum diimplementasikan secara massal di seluruh gerai.

Dua persyaratan tersebut sejauh ini mampu dipenuhi dengan baik. Seluruh hardware di 7-Eleven Indonesia dipasok oleh NEC. Sementara itu, software didukung oleh Nomura Research Institute, ditambah sistem yang dikembangkan sendiri (in-house). Kedua vendor ini merupakan standar yang dipakai oleh 7-Eleven International dan sudah terbukti reliable.

Peran TI sangat sentral di dalam bisnis retail karena banyaknya proses bisnis yang harus ditangani. Secara umum, Sonny menjelaskan bahwa ada empat bagian utama dalam penerapan TI di 7-Eleven Indonesia, yaitu di gerai (store), kantor pusat, gudang (warehouse), dan vendor (penyuplai produk). Seluruhnya saling terhubung setiap hari.

Sonny mencontohkan, seorang store manager harus bisa memprediksi jumlah produk yang akan dipesan setiap hari. Bukan berdasarkan feeling, melainkan berdasarkan data yang menggambarkan tren dan performance gerai tiap hari. Apalagi, untuk produk fresh food yang mempunyai masa pajang (shelf life) maksimal dua hari. Kalau produk tidak laku, angka write-off-nya tinggi yang berarti kerugian bagi perusahaan.

“Itulah kenapa 7-Eleven harus di-support dengan TI. Kami harus bisa mengirim barang yang tepat, di waktu yang tepat, dalam jumlah yang tepat. Padahal, barang yang laku di tiap toko, tiap hari, berbeda,” kata pria tiga anak itu. “Karena itu, store manager harus mengerti market di sekitar tokonya, didukung sistem yang memadai. Dan itu baru sistem ordering, lho,” imbuhnya.

Berbicara mengenai industri retail, Sonny Liauw memang cukup fasih. Pengalamannya mengelola Fuji Image Plaza, unit retail fotografi dari Modern Group, di beberapa daerah membuatnya ditarik ke Jakarta pada tahun 2004 untuk menangani PT Modern Data Solusi, penyedia solusi manajemen dokumen Ricoh.

Namun, bagaimana awalnya Sonny bisa berkiprah di bidang TI? “Dulu saya pernah ikut kursus bahasa pemrograman. Lalu, sejak memegang Ricoh, makin dekat dengan TI. Jadilah saya dipercaya mengurusi TI di 7-Eleven,” kisahnya.

Sebagai IT Director, faktor sumber daya manusia adalah salah satu tantangan terbesarnya. “Karyawan toko boleh dibilang orang-orang yang baru pertama kali bekerja, baru tamat SMA, dan harus dihadapkan dengan TI. Makanya, kami membuat sistem yang gampang digunakan,” kata pria yang memiliki impian menjadi social worker ini.

Di masa depan, Sonny berencana untuk mengimplementasi voice sortation guna melengkapi warehouse management system. Ini dapat memudahkan petugas memilah barang dengan bantuan suara. Pehobi jalan pagi tersebut pun ingin menambah layanan penjualan tiket kereta api di gerai 7-Eleven yang berlokasi di stasiun. “Lebih nyaman [mengantre], buka 24 jam, dan bisa sekalian membeli bekal,” selorohnya